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Informe de Actividades 2021    Ayuda

Sistema Institucional de Archivos

Archivo Institucional

Gracias a la reforma del Reglamento Interno del mes de noviembre de 2019, en el año de que se da cuenta se inició la ordenación de los Archivos de Concentración e Histórico, que funcionaban separados, uno a cargo de la Dirección General de Quejas y Orientación y otro a cargo de la Secretaría Ejecutiva, con el objeto de implementar el Sistema Institucional de Archivos y así alinear las prácticas y la normatividad interna de la Comisión con la Ley General de Archivos, que debió realizarse desde 2018.

Derivado de esto, se detectó un enorme desorden en la clasificación y resguardo de los documentos de la Comisión, instalaciones rebasadas en su capacidad e inoperantes y, quizá lo más grave, que se tenía más de 6.8 millones de folios en rezago a junio de 2021, pendientes de ser digitalizados desde 2018, por lo que se implementaron acciones urgentes para reducirlo y normalizar esta actividad fundamental para el cumplimiento de nuestros objetivos institucionales.

Durante 2021, la CNDH a través de la Dirección de Archivos, adscrita a la Secretaría Ejecutiva, en cumplimiento al artículo 14 de la Ley General de Archivos, relacionado a la elaboración de la Guía de Archivo Documental de cada una de las áreas de esta Comisión Nacional, ha trabajado en la unificación de criterios de operación y estandarización de procesos archivísticos alineados a la Ley de referencia, mediante la elaboración de seis proyectos de documentos normativos para el Sistema Institucional de Archivos, en el que se reporta un avance del 85%.
 
  • Manual de procedimientos de las transferencias primarias
  • Manual de procedimientos de las transferencias secundarias
  • Manual de procedimientos de préstamos
  • Manual de procedimientos de bajas documentales
  • Procedimiento generalizado para la integración de los expedientes concluidos sujetos al proceso de digitalización
  • Lineamientos que establecen los criterios específicos para la organización del Sistema Institucional de Archivos de la CNDH

Al respecto, tanto el desarrollo, validación y difusión de políticas y criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos, así como las acciones y gestiones conducentes para mantener actualizados los instrumentos archivísticos son fundamentales para el fortalecimiento de la cultura archivística institucional.

Durante 2021, se realizaron 13,626 acciones de administración del acervo documental de esta Comisión Nacional, las cuales se describen a continuación:
  •  
  • Transferencias. Se recibieron 53 transferencias de documentos generados por distintas áreas, para ser debidamente analizados y expedientados para su resguardo en el Archivo de Concentración;
  • Seguimiento al Programa. En atención a las solicitudes de información de los órganos y unidades, se realizaron 233 préstamos documentales y se integraron 11,277 aportaciones;
  • Capacitación Archivística. Se realizó una asesoría y 78 cursos en materia de transferencias primarias y una actividad de capacitación del personal del área.
  • Se realizó una transferencia secundaria al archivo histórico.
Por otro lado, el comportamiento del rezago por serie, año y fojas de la digitalización, es la siguiente:
 
Tipo de serie 2018 2019 2020 2021 Total de fojas Porcentaje
Queja 1,675,800 1,820,200 761,955 632,000 4,889,955 72%
Recurso 243,200 266,000 112,356 72,000 693,566 10%
Remisión Sin rezago 249,600 217,000 108,000 574,600 8%
Orientación directa Sin rezago 259,200 204,600 108,000 571,800 8%
Sin Registro Sin rezago 38,400 42,900 24,000 105,300 2%
Total 1,919,000 2,633,400 1,338,811 944,000 6,835,221 100%
 
El proceso de digitalización de los expedientes continuó con la adición de más expedientes concluidos, así como con Recomendaciones y Conciliaciones de diversos años cuyo seguimiento finalizó, en el ejercicio que se informa. Al respecto, se digitalizaron 3,685 expedientes concluidos, 16 Recomendaciones y 98 Conciliaciones cuyo seguimiento ha finalizado. Además, fueron archivados 1,991 expedientes concluidos y se integraron a sus respectivos expedientes 26,646 aportaciones de asuntos previamente concluidos.

En cumplimiento al Art. 45 de la Ley General de Archivos, se desarrolla el Sistema Institucional de Archivos CNDH, en donde se contemplan las funcionalidades de captura, registro y seguimiento de la correspondencia, integración de expedientes, solicitudes de transferencia primaria y secundaria, solicitudes de baja, generación de reportes de inventarios, portadas de expedientes y carátulas de cajas de archivo, dando con ello seguimiento a la documentación en todo el ciclo de vida del documento. De acuerdo con los avances presentados, el SIA estará operando en el ejercicio fiscal 2022.

Cabe señalar que, la adecuación, desarrollo e implementación del Sistema Automatizado para la gestión documental del Área Coordinadora de Archivos, sigue el proceso mediante mesas de trabajo de la Dirección de Archivos y la Dirección de Sistematización Jurídica de la DGTIC.
 
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